Jak podpisać umowę pomiędzy spółką z o.o. a członkiem jej zarządu?

Spółka z o.o. nie może być reprezentowana przez zarząd, gdy zawiera umowę z własnym członkiem zarządu. Zgodnie z art. 210 KSH spółkę reprezentuje wtedy rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Błąd w reprezentacji oznacza nieważność umowy – a to rodzi ryzyko podatkowe i operacyjne. Sprawdź, jak prawidłowo zawrzeć taką umowę i czego unikać.

Dlaczego zarząd nie może podpisać umowy sam ze sobą

Spółka z o.o. przy zawieraniu umów jest co do zasady reprezentowana przez zarząd. Wyjątkiem jest sytuacja, w której spółka chce zawrzeć umowę z członkiem własnego zarządu – np. umowę o pracę, kontrakt menedżerski, umowę najmu, sprzedaży czy pożyczki.

Gdyby zarząd reprezentował spółkę w takich umowach, członkowie zarządu występowaliby po obu stronach. To klasyczny konflikt interesów – i dlatego przepisy wyłączają zarząd z reprezentacji w takich przypadkach.

Art. 210 KSH – zasada, którą musisz znać

Zgodnie z art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych:

„W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.”

Kto może reprezentować spółkę w umowie z członkiem zarządu

• Rada nadzorcza – jeśli została powołana w spółce.
• Pełnomocnik – powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Kto nie może reprezentować spółki

• Prokurent – nawet jeśli został wcześniej powołany w spółce. Zasada z art. 210 KSH jest bezwzględnie obowiązująca. Prokura jej nie obchodzi.

Reprezentacja spółki przez radę nadzorczą

Jeśli w spółce działa rada nadzorcza, to ona reprezentuje spółkę przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu. Rada powinna podjąć uchwałę, w której:

1. Upoważni jednego ze swoich członków do zawarcia umowy z członkiem zarządu.
2. Wskaże wytyczne umowy – np. rodzaj umowy, główne obowiązki, zakres wynagrodzenia.

Nie musisz zamieszczać w uchwale wszystkich warunków przyszłej umowy. Upoważnienie może dotyczyć konkretnej umowy albo określać rodzaj umów zawieranych z członkiem zarządu cyklicznie.

Reprezentacja spółki przez pełnomocnika

Jeśli w spółce nie ma rady nadzorczej, spółkę w umowie z członkiem zarządu reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Kto może być pełnomocnikiem z art. 210 KSH

Przepisy nie wskazują tego wprost. Przyjmuje się jednak, że pełnomocnikiem nie powinien być:

• członek zarządu, z którym ma zostać zawarta umowa,
• inny członek zarządu,
• pracownik spółki – jako osoba podległa zarządowi.

Co powinna zawierać uchwała o powołaniu pełnomocnika

• Wskazanie osoby pełnomocnika – z imienia i nazwiska.
• Określenie czynności, do których pełnomocnik jest powołany – np. zawarcie kontraktu menedżerskiego z konkretnym członkiem zarządu.

Pełnomocnik nie musi mieć szczegółowych wytycznych co do treści umowy – może samodzielnie kształtować jej postanowienia (choć w praktyce zdarza się to rzadko).

Ważne: sama uchwała stanowi pełnomocnictwo. Nie musisz sporządzać odrębnego dokumentu pełnomocnictwa.

Jedyny członek zarządu = jedyny udziałowiec – forma aktu notarialnego

Jeśli jedyny członek zarządu spółki jest jednocześnie jedynym udziałowcem, obowiązuje dodatkowe zabezpieczenie. Art. 210 § 2 KSH wymaga, żeby:

• umowa została zawarta w formie aktu notarialnego – bez powoływania pełnomocnika,
• notariusz przesłał umowę do właściwego sądu rejestrowego (KRS).

Dotyczy to każdej umowy między takim członkiem zarządu a spółką.

Pełnomocnictwo ogólne – dlaczego nie zadziała

Powołanie pełnomocnika „raz a dobrze” do wszelkich umów z zarządem jest wadliwe. Wynika to z orzecznictwa Sądu Najwyższego.

Dopuszczalne rodzaje pełnomocnictwa

1. Szczególne – wskazuje konkretną umowę, jej warunki i zakres.
2. Rodzajowe – określa z góry rodzaje umów, do których upoważnia pełnomocnika (np. umowy o pracę z członkami zarządu).

Niedopuszczalne pełnomocnictwo

• Ogólne – uprawniające pełnomocnika do reprezentowania spółki we wszelkich sprawach z członkiem zarządu. Takie pełnomocnictwo jest nieważne.

Pełnomocnictwo może być natomiast bezterminowe – obowiązuje do momentu odwołania go uchwałą zgromadzenia wspólników.

Przypadek szczególny – spółka komandytowa ze sp. z o.o.

Załóżmy, że umowę spółki komandytowej zawierają: Adam Nowak, Jan Kowalski oraz Kowalski Sp. z o.o. (spółka bez rady nadzorczej, z więcej niż jednym wspólnikiem), w której Jan Kowalski jest prezesem zarządu.

Jak wygląda prawidłowa reprezentacja

• Zgromadzenie wspólników Kowalski Sp. z o.o. musi powołać pełnomocnika do zawarcia umowy spółki komandytowej – bo umowa jest zawierana z Janem Kowalskim (prezesem zarządu).
• Jednocześnie umowa jest zawierana z Adamem Nowakiem – więc Kowalski Sp. z o.o. musi być reprezentowana również przez zarząd.

Kto co podpisuje

1. Adam Nowak i Jan Kowalski – podpisują się za siebie jako osoby fizyczne.
2. Powołany pełnomocnik oraz Jan Kowalski – podpisują się za Kowalski Sp. z o.o.

To jeden z wielu przypadków, które na pozór wyglądają prosto, a w praktyce generują ryzyko nieważności umowy.

Konsekwencje złej reprezentacji – nieważność umowy i ryzyko podatkowe

Jeśli spółka w umowie z członkiem zarządu nie była reprezentowana przez radę nadzorczą, prawidłowo powołanego pełnomocnika lub (w przypadku jedynego wspólnika) notariusza – umowa jest nieważna.

Co to oznacza w praktyce

• Ryzyko podatkowe – jeśli nieważna umowa generowała koszty uzyskania przychodu, urząd skarbowy może je zakwestionować i wyrzucić z kosztów spółki.
• Zaległy podatek – spółka będzie musiała dopłacić CIT za okresy, w których rozliczała koszty z nieważnej umowy.
• Ryzyko przy kontroli skarbowej – to jeden z najczęściej weryfikowanych obszarów przy badaniu dokumentacji kadrowej i kosztowej.

Czy można naprawić wadliwie podpisaną umowę (konwalidacja)

Stanowiska prawników i sądów są podzielone. Przez lata przyjmowano, że wadliwie podpisanej umowy nie da się konwalidować – czyli nie da się sprawić, by wstecznie stała się ważna.

Co zmieniła nowelizacja art. 39 Kodeksu cywilnego z 2018 roku

• Szansa na konwalidację istnieje, szczególnie gdy spółkę powinna była reprezentować rada nadzorcza (jako organ osoby prawnej).
• Wątpliwości pozostają, gdy umowę miał podpisać pełnomocnik – bo pełnomocnik nie jest organem spółki, a znowelizowany art. 39 KC odnosi się właśnie do organów.

Jeśli masz w spółce umowę podpisaną z członkiem zarządu i nie jesteś pewien, czy reprezentacja była prawidłowa – przeprowadź analizę tej konkretnej sytuacji. Im szybciej zidentyfikujesz problem, tym więcej opcji naprawy.

Podsumowanie – co zrobić, żeby nie popełnić błędu

• Sprawdź, czy w spółce działa rada nadzorcza. Jeśli tak – to ona reprezentuje spółkę w umowie z członkiem zarządu.
• Jeśli rady nie ma – zwołaj zgromadzenie wspólników i powołaj pełnomocnika uchwałą. Wskaż konkretną osobę i zakres umocowania.
• Nie powołuj pełnomocnika ogólnego – pełnomocnictwo musi być szczególne lub rodzajowe.
• Jedyny wspólnik = jedyny członek zarządu? Umowa musi mieć formę aktu notarialnego.
• Nigdy nie podpisuj umowy przez prokurenta – prokura nie zastępuje zasady z art. 210 KSH.
• Przejrzyj istniejące umowy z członkami zarządu – jeśli którakolwiek została podpisana bez prawidłowej reprezentacji, ustal, czy da się ją naprawić.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia przy zawarciu umowy z członkiem zarządu lub chcesz zweryfikować dotychczasowe umowy – odezwij się do nas.

Najczęściej zadawane pytania

Kto może reprezentować spółkę z o.o. przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu? Zgodnie z art. 210 § 1 KSH spółkę z o.o. w umowie z członkiem zarządu reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Zarząd jest z tej roli wyłączony – podpisanie umowy przez zarząd oznacza jej nieważność. Jeśli jedyny członek zarządu jest jednocześnie jedynym udziałowcem, umowa musi mieć formę aktu notarialnego.

Czy prokurent może podpisać umowę między spółką a członkiem zarządu? Nie. Zasada z art. 210 KSH jest bezwzględnie obowiązująca – prokura jej nie obchodzi, nawet jeśli prokurent został prawidłowo powołany w spółce. Umowę z członkiem zarządu podpisuje wyłącznie rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Jak prawidłowo powołać pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu? Zwołaj zgromadzenie wspólników i podejmij uchwałę, w której wskażesz pełnomocnika z imienia i nazwiska oraz określisz czynność, do której go powołujesz – np. zawarcie konkretnego kontraktu menedżerskiego. Pełnomocnikiem nie powinien być członek zarządu ani pracownik spółki, a samo pełnomocnictwo musi mieć charakter szczególny lub rodzajowy – pełnomocnictwo ogólne do wszelkich spraw z zarządem jest nieważne. Sama uchwała stanowi pełnomocnictwo – nie musisz sporządzać odrębnego dokumentu.

Co się dzieje, jeśli umowa z członkiem zarządu została podpisana przez niewłaściwą osobę? Umowa jest nieważna. W praktyce oznacza to ryzyko podatkowe – urząd skarbowy może zakwestionować koszty uzyskania przychodu wynikające z takiej umowy i nakazać spółce dopłatę CIT za okresy, w których te koszty były rozliczane. To jeden z najczęściej weryfikowanych obszarów przy kontroli skarbowej dotyczącej dokumentacji kadrowej i kosztowej.

Czy da się naprawić źle podpisaną umowę z członkiem zarządu? Po nowelizacji art. 39 Kodeksu cywilnego z 2018 roku szansa na konwalidację istnieje, ale głównie wtedy, gdy spółkę powinna była reprezentować rada nadzorcza jako organ osoby prawnej. Gdy umowę miał podpisać pełnomocnik, wątpliwości pozostają – znowelizowany przepis odnosi się do organów, a pełnomocnik organem spółki nie jest. Jeśli masz w spółce umowę podpisaną bez prawidłowej reprezentacji, przeprowadź analizę tej konkretnej sytuacji – im szybciej zidentyfikujesz problem, tym więcej opcji naprawy.