Od kwietnia 2023 r. Kodeks pracy reguluje pracę zdalną na stałe. Jeśli zatrudniasz pracowników, musisz przygotować regulamin pracy zdalnej, zapewnić narzędzia do pracy i pokryć koszty związane z jej wykonywaniem. Poniżej znajdziesz konkretne zasady, obowiązki i kroki do wdrożenia.
Czym jest praca zdalna według Kodeksu pracy
Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy – w miejscu zamieszkania pracownika albo w innym ustalonym miejscu.
Nie musisz ustalać formy i miejsca pracy z góry. Możesz to zrobić:
- przy zawieraniu umowy o pracę,
- w dowolnym momencie w trakcie trwania umowy – na podstawie porozumienia z pracownikiem.
Kto może zdecydować o pracy zdalnej
Inicjatywa może wyjść z obu stron:
- Pracownik – składa wniosek o możliwość pracy zdalnej.
- Pracodawca – kieruje pracownika do pracy zdalnej, ale tylko wtedy, gdy pracownik potwierdzi, że ma odpowiednie warunki lokalowe i techniczne.
Jak zrezygnować z pracy zdalnej
Zasady rezygnacji zależą od momentu:
- W ciągu 3 miesięcy od rozpoczęcia pracy zdalnej – każda ze stron może zrezygnować jednostronnie, bez podawania przyczyny.
- Po upływie 3 miesięcy – rezygnacja wymaga porozumienia obu stron.
- W dowolnym momencie – jeśli obie strony się zgadzają, można zakończyć pracę zdalną na zasadzie porozumienia.
Regulamin pracy zdalnej – kto musi go mieć
Sposób ustalenia zasad pracy zdalnej zależy od struktury Twojej firmy:
- Działają związki zawodowe → zasady określa porozumienie między pracodawcą a organizacjami związkowymi.
- Brak porozumienia ze związkami lub brak związków zawodowych → zasady określa regulamin pracy zdalnej ustalony przez pracodawcę.
Wniosek: Jeśli zatrudniasz pracowników i nie masz związków zawodowych – przygotuj regulamin pracy zdalnej. To Twój obowiązek.
Koszty pracy zdalnej – co musisz zapewnić jako pracodawca
Przepisy nakładają na pracodawcę trzy konkretne obowiązki finansowe:
- Narzędzia i materiały – dostarczasz pracownikowi sprzęt niezbędny do pracy zdalnej (laptop, monitor, klawiatura itp.).
- Koszty bieżące – pokrywasz wydatki bezpośrednio związane z pracą zdalną, np. energia elektryczna, internet, rachunki za telefon. Wysokość ustalasz z pracownikiem.
- Ekwiwalent za własny sprzęt – jeśli pracownik korzysta z prywatnego laptopa lub telefonu, przysługuje mu ekwiwalent za zużycie sprzętu. Kwotę ustalasz w porozumieniu z pracownikiem.
Szkolenie BHP przy pracy zdalnej
Szkolenie wstępne BHP dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych w trybie zdalnym może odbywać się online. To zmiana w stosunku do wcześniejszych przepisów, które wymagały obecności fizycznej.
Wypadki przy pracy zdalnej
Przepisy regulują także zasady postępowania przy wypadkach, do których dochodzi podczas pracy zdalnej. Sprawdź, co to oznacza w praktyce:
- Wypadek przy pracy zdalnej podlega tym samym procedurom co wypadek w biurze.
- Pracodawca nie ma obowiązku organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej – odpowiedzialność za warunki lokalowe leży po stronie pracownika.
Co zrobić – checklist dla pracodawcy
Jeśli Twoja firma zatrudnia pracowników i dopuszcza pracę zdalną, wykonaj te kroki:
- Przygotuj regulamin pracy zdalnej – określ zasady, tryb wnioskowania i rezygnacji.
- Ustal zasady pokrywania kosztów – energia, internet, telefon, ekwiwalent za sprzęt.
- Zapewnij narzędzia pracy – lub ustal zasady korzystania z prywatnego sprzętu.
- Zaktualizuj procedurę BHP – uwzględnij możliwość szkolenia online.
- Opisz procedurę wypadkową – dostosuj ją do warunków pracy zdalnej.
- Zbierz oświadczenia pracowników – o posiadaniu odpowiednich warunków lokalowych i technicznych.
Szczegółowe zmiany w Kodeksie pracy i instrukcję wdrożenia znajdziesz w artykule Jak wprowadzić pracę zdalną.
Najczęściej zadawane pytania
Kiedy pracodawca musi wprowadzić regulamin pracy zdalnej? Regulamin pracy zdalnej musisz przygotować, jeśli zatrudniasz pracowników i w Twojej firmie nie działają związki zawodowe albo nie udało się zawrzeć porozumienia ze związkami. Gdy związki zawodowe funkcjonują, zasady pracy zdalnej określasz w porozumieniu z organizacjami związkowymi. Jeśli dopuszczasz pracę zdalną bez żadnego z tych dokumentów, działasz bez wymaganej podstawy – a to oznacza ryzyko zakwestionowania zasad przez pracownika lub inspektora pracy.
Jakie koszty pracy zdalnej pracodawca musi pokryć? Przepisy nakładają na Ciebie trzy obowiązki: dostarczenie narzędzi i materiałów do pracy (laptop, monitor, klawiatura), pokrycie kosztów bieżących bezpośrednio związanych z pracą zdalną (energia elektryczna, internet, telefon) oraz wypłatę ekwiwalentu, jeśli pracownik korzysta z własnego sprzętu. Wysokość kosztów bieżących i ekwiwalentu ustalasz w porozumieniu z pracownikiem.
Czy pracodawca może sam skierować pracownika na pracę zdalną? Tak, pracodawca może skierować pracownika do pracy zdalnej, ale pod jednym warunkiem – pracownik musi potwierdzić, że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do jej wykonywania. Bez tego potwierdzenia nie masz podstawy do jednostronnego skierowania na pracę zdalną.
Jak wygląda rezygnacja z pracy zdalnej po jej wdrożeniu? W ciągu pierwszych 3 miesięcy od rozpoczęcia pracy zdalnej każda ze stron może zrezygnować jednostronnie, bez podawania przyczyny. Po upływie 3 miesięcy rezygnacja wymaga już porozumienia obu stron. W dowolnym momencie można zakończyć pracę zdalną, jeśli zarówno pracodawca, jak i pracownik wyrażą na to zgodę.
Kto odpowiada za warunki BHP i wypadki przy pracy zdalnej? Pracodawca nie ma obowiązku organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej – odpowiedzialność za warunki lokalowe leży po stronie pracownika. Wypadek przy pracy zdalnej podlega natomiast tym samym procedurom co wypadek w biurze, więc musisz mieć opisaną i dostosowaną procedurę wypadkową oraz zaktualizowane zasady BHP, w tym możliwość przeprowadzenia szkolenia wstępnego online dla stanowisk administracyjno-biurowych.
